اهمیت برخورداری از یک تشکل واحد در زمینه آبزیان

مایه مسرت و افتخار است یاداوری شود که شصتمین شماره بولتن اتحادیه مصادف است با آغاز چهارمین سال انتشار آن؛ اولین شماره بولتن در سی و هفتمین سالگرد پیروزی انقلاب اسلامی شکوهمندمان یعنی 22 بهمن 1394 منتشر شد و از آن زمان تا کنون خداوند توفیق داده مستمراً با همکارانمان و نیز فعالان صنعت آبزیان کشور در اررتباط باشیم.

حمایت های بیدریغ و مکرر همکاران عزیز و استقبال بی نظیر و انتشار گسترده آن در فضای مجازی (گاه تا بیش از 9000 بازدید) حکایت از آن دارد که راهکار درستی در ارتباط با همکاران برای هویت بخشی صنف و تسهیل گری و اطلاعرسانی انتخاب شده است.اصولا یکی از وظایف تشکل ها همین شبکه سازی ارتباطی و انتقال صریح و شفاف داده ها و جهت دهی منطقی به ذی نفعان است ؛ و یکی از بسترهای مناسب این کار هم همین نوع خبرنامه هاست.

در تعدادی از بولتن ها به مباحث حوزه تشکلی پرداختیم و در هیئت مدیره اتحادیه و ارکان اجرایی تا حد توان سعی در به کاربستن این مباحث نمودیم. اینک در آغاز چهارمین سال انتشار بولتن خبری از دو جهت بنا داریم یکی دیگر از این مباحث مهم با عنوان مهارت های ارتباطی موثر در تشکل های اقتصادی و بازرگانی  را مرور کنیم.جهت اول آن که بدین ترتیب اهداف و وظایف خود را یاداور شویم و از خطوط کلیدی اصلی عدول نکنیم. جهت دوم این که اعضای محترم اتحادیه با نگاهی به عملکرد تشکلشان و مقایسه با کاری که اصول تشکل ها باید انجام دهند بتوانند ارزیابی دقیق تری از هیئت مدیره و دبیرکل و عملکرد اتحادیه داشته باشند.

مباحثی که خواهید خواند برداشت هایی از کلاس آموزشی است که اخیرا اتاق بازرگانی برای تشکل ها با عنوان مهارت های ارتباطی موثر در تشکل های اقتصادی و بازرگانی برگزار کرد و آقای دکتر حسن افتخاریان مدرس آن کلاس بودند:

وظیفه ارتباطی اتحادیه تلاش برای 1) درک شدن 2) درک کردن دیگران است.

• چرا لازم است که یک تشکل از توانایی انجام وظایف ارتباطی برخوردار باشد؟، به سه دلیل:

1) چون این کار ستون فقرات یک تشکل است. اگر تشکل خودش توسط دیگران درک نشود و دیگران هم او را درک نکنند کمرش شکسته می شود.

2) چون لازمه وظیفه نمایندگی کردن اعضاء تعامل و ارتباط است. برای نمایندگی کردن اعضا باید هم  Social dialogue  داشته باشیم و هم  Advocacy. روش هایگفتگوی اجتماعی را بلد باشیم و نیز الزامات وظیفه حمایتگری را بدانیم.

3) چون برای یکی شدن (Reunite) و همگرایی در داخل صنف باید شبکه سازی کنیم (networking) و برای شبکه سازی نیازمند ارتباط هستیم.

• ما تشکل های کارفرمایی NGO نیستیم بلکه یک مجموعه اقتصادی هستیم و اهدافی بیش از وظایف اجتماعی و فرهنگی داریم. NGO فقط مسئولیت و اهداف اجتماعی دارد و لذا اتحادیه ها و تشکل های صنفی، NGO محسوب نمی شوند.
• تشکل باید استراتژی مشارکت (engagement strategy) داشته باشد. در این استراتژی باید ذی نفعان شناسایی و مورد توجه قرار بگیرند.

در یک تشکل (از جمله اتحادیه تولید و تجارت آبزیان) ذی نفع کیست؟ ذی نفع عبارت است از هرکس (نهاد، فرد، موسسه یا ارگان و …) که به هر نحو با ما در ارتباط است. ذینفع می تواند نسبت به اهداف و برنامه های اتحادیه موافق، مخالف، ممتنع و یا رقیب باشد.

اعضای اتحادیه معمولاً ذی نفع موافق و مدافع هستند ولی ممکن است برخی تصمیمات به زیان تعدادی از آنها باشد. درآن حالت این ذی نفع موافق به ذی نفع مخالف تبدیل می شود. دولت و ارگانهای حاکمیتی در مواردی ذی نفع موافق و در برخی موارد ذی نفع مخالف یا ممتنع تلقی می شوند؛ و همچنین تشکل های موازی یا مرتبط که می توانند در موقعیت مقابله یا همراهی و یا بی تفاوتی قرار گیرند.

استراتژی مشارکت ذی نفعان یک رکن اساسی در حوزه تعامل ( communication) است و اتحادیه باید بتواند موقعیت چهارگانه مرتبطین و ذی نفعان را شناسایی و برای هر کدام برنامه داشته باشد.

در مورد هر طرح، نامه، نظریه و درخواست اتحادیه، ذی نفعان قطعا موافقان یا مخالفانی وجود دارند. ما نباید فقط روی پیشنهادات خودمان فکر کنیم و موضع و موقعیت ذی نفعان (دولت، رقبا، سایرین و خصوصا مخالفین) را در نظر نگیریم. باید مواضع آنها را بررسی کنیم و نیازهایشان را بسنجیم و در مقابل استدلال هایشان استدلال و دلیل داشته باشیم. اگر با علم و آگاهی کامل (که از آن به عنوان شناسایی ذی نفعان نام می بریم) به این موارد توجه داشته باشیم و ارزیابی دقیقی در مورد موافقین و مخالفینِ پیشنهاداتمان داشته باشیم براحتی می توانیم درخواست های خود را پیش ببریم.

• موقعیت ذی نفعان

هر فرد، نهاد یا موسسه و ارگانی که از پروپوزال های اتحادیه تاثیر می پذیرد می تواند در یکی از این چهار موقعیت قرار داشته باشد:

 منفی (یا مخالف)، معلق (بین ممتنع و پشتیبان)، حامی و پشتیبان.

اتحادیه باید استراتژی داشته باشد که کسی که منفی است را چگونه به ممتنع یا حامی تبدیل کند. درمورد افراد یا ذی نفعان معلق برنامه ای داشته باشد تا بتواند مانع ممتنع یا منفی شدن آنها شود و آنها را به جمع پشتیبانان اضافه کند.

• اصول تعامل متقاعدکننده در تشکل ها طبق نمودار زیر است:

• چرا باید یک تشکل سیستم داشته باشد؟ چون تعامل از طریق ارتباط انسان و ابزار انجام می شود؛ لذا یادگیری و تمرین می خواهد.

  مثال: برای سوار شدن بر دوچرخه باید تمرین کرده باشیم و گرنه زمین می خوریم. این یک مثال بسیار ساده از تعامل انسان و ابزار است. در تشکل با انسان ها و سیستم های مختلف و ذی نفعان متعدد (در موقعیت های متضاد) طرف هستیم و اگر تعامل با این ها و پیچیدگی هایش را یاد نگرفته باشیم موفق نمی شویم. ابزارهای تعامل ما در این دوران رسانه ها، شبکه های اجتماعی، ایمیل، نامه و جلسات حضوری و … است که هر کدام کارکرد خود را دارند. تفویض صحیح اختیارات در تشکل و نیز تعریف دقیق برنامه ها، دو اصل جامع تعامل است که منجر به نظام مند شدن تشکل و اثرگذاری درست آن می شود.

  • چه هنگامی می توانیم پایداری و ثبات (consistent) در تشکل داشته باشیم؟

  وقتی که: 1) هدف درستی داشته باشیم. 2) کارها را متناسب با آن هدف تعریف کرده باشیم. 3) مبتنی بر شواهد و نتایج گذشته کار کنیم.

  • آیا تعامل بیرونی (external communication) تشکل با تعامل درونی (اجزای قدرت اتحادیه شامل هیئت مدیره، دبیر، رئیس هیئت مدیره، بازرسان، دبیرخانه، اعضاء و …) ارتباط دارد یا خیر؟

  اگرچه تعامل داخلی با تعامل سازمانی بیرونی متفاوت است اما قطعاً اگر تعامل درونی و قدرت ساختاری داخل اتحادیه به درستی تنظیم نشده باشد، تعامل بیرونی به هیچ وجه موفق نخواهد بود. از این رو همواره تشکل (اعضا و نیز ارکان اتحادیه) باید توجه به این مطلب داشته باشد که دچار تضاد درونی نشوند چراکه  اثرگذاری بیرونی آن به شدت کاهش خواهد یافت.

  • این یک جمله بسیار کلیدی است: ” هیئت مدیره اتاق پذیرایی (نشیمن) برای اعضاست اما هر عضوی یک اتاق خواب اختصاصی لازم دارد.”

  تمام اعضا باید بتوانند با اعضای هیئت مدیره ارتباط داشته باشند و باید ببینند که هیئت مدیره در کنار آن هاست و او را می بینند وبه او توجه می کنند ولی در عین حال هر عضو باید احساس کند که تشکل به مشکل خاص آن عضو توجه ویژه دارد. این همان اتاق اختصاصی است و اتحادیه باید بداند که این عضو چه نیازی دارد و چه می خواهد و دقیقاً به خواسته اختصاصی این عضو توجه کند و برای حل مشکلش کوشش نماید.

  • ماتریس سنجش قدرت ذی نفعان

یکی از بزرگترین اشتباهات مدیران تشکل ها این است که عضو را فقط کسی می دانند که حق عضویت
می پردازد. این یک اشتباه مرگ بار است و هرگز نباید چنین فکر کنید. هر عضوی وظیفه دارد تمام تعهداتش را در قبال اتحادیه انجام دهد و درخواست پرداخت حق عضویت از اعضا کار کاملا درستی است اما اگر کسی به هر دلیل در این کار چنان چه باید و شاید مشارکت نکرد نباید او را عضو ندانست. هر فعال حرفه ای که در حوزه کاری تشکل قرار دارد بالقوه عضو اتحادیه است و لذا در مذاکره با مدیران دولتی نگوئید مثلاً این تعداد عضو (به تعداد پردازندگان حق عضویت) دارید بلکه از موضع کل صنف سخن بگوئید.

باید از سه طریق این اعضای غیر عضو! را به عضویت تشویق کنید. 1) رفع موانع عضویت (تسهیل شرایط برای این که اعضا بیشتر شوند). 2) ارائه خدمات عام بدون چشم داشت 3) ارائه سرویس خاص (سرویس به هر شرکت متناسب با نیازش)

برخورد یکسان با همه شرکت ها (عضو یا غیرعضو) را می توان یک حماقت در تشکل نامید!

همواره گفته می شود لیست اعضایتان را بررسی کنید و هر کدام را در جایگاه خودش قرار دهید. همه، همه چیز را نمی خواهند. بعضی به داشتن یک کارت عضویت قانع اند و در روال کار عادی شان چندان باری بر تشکل نیستند ، برخی هم مشکلات زیادی دارند و از اتحادیه انتظار همکاری بیشتری طلب می کنند. حتماً این نیاز آنها را برآورده کنید. حتماً هر چند وقت یکبار جلسه برای دیدار های جمعی بگذارید.

برای هر عضو که وارد می شود نامه خوشامد گویی بفرستید. کارت های عضویت را براساس سالهای سابقه تقسیم کنید و به رنگ های مختلف (طلایی، سبز، زرد و …) درآورید تا این تبدیل به یک ارزش بشود. این موارد را به عنوان توصیه هایی از یک فعال تشکلی که سابقه طولانی در عرصه های داخلی و بین المللی دارد بپذیرید و به کار گیرید:

• برای یک تشکل، پرداخت حق عضویت و مشارکت مالی(و اجتماعی) اعضا با ارکان اتحادیه بزرگترین شاخص وفاداری به تشکل و میزان الحراره رضایت از عملکرد هیئت مدیره و دبیر است.
• تشکل از دو جا ضربه می خورد: نداشتن عضو و ضعف مالی؛ لذا باید منابع مالی را به درستی مصرف کرد و از ابزارهای موثر بهترین استفاده را نمود. ریخت و پاش در تشکل ممنوع!
• در مورد توسعه دامنه عضویت به شدت حساس باشید و سعی کنید که به هر طریق ممکن با توسعه کمی(همراه با گسترش کیفی خدمات) بر دائره نفوذ تشکل بیفزائید و همان گونه که اشاره شد یکی از مهمترین اشتباهات تشکل، طرد و اخراج و برخورد منفی با اعضاست.